学院各部门：
 为加强学校档案工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法规的要求，档案室对学院党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像和实物等各类档案实行集中统一管理，现面向全院收取2013年办理完毕的各类档案。望各部门根据归档范围和归档要求按时向档案室移交档案。
 
一、归档时间
（一）党群、行政、教学、设备、出版、外事、财会（综合及工资清册）、声像、实物档案，三月十五日以前归档。
（二）科研、基建项目档案在项目完成验收后三个月之内归档。
（三）论文在暑假之前归档。
二、归档立卷要求
（一）立卷的原则
1.遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2.卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。
（二）立卷的组合
一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述内容和顺序进行：
1.会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷。
2.统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。
3.学院管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
4.工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
5.简报、刊物等，按期号组合。
6.在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开，文电应合一立卷。
7.专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
8.立卷视文件材料数量的多寡进行，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过200页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。
9.不同年度的文件一般不得放在一起立卷：
9.1 跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；
9.2 没有批复的，放在请示年立卷；
9.3 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；
9.4 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；
9.5 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；
9.6 非诉讼案件放在结案年立卷；
9.7 其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
（三）卷内文件材料的排列顺序：
1.批复在前，请示在后；
2.正件在前，附件在后；
3.正本在前，定稿在后；
4.定稿在前，历次重要讨论稿在后；
5.结论性材料在前，依据性材料在后；
6.文字在前，图样在后；
7.其他文件材料依其他形成规律或特点，按有关规定排列。
（四）照片、声像档案
归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独填写目录。底片应同照片放在一起归档（数码底片须制作光盘）。
（五）为了保证案卷质量，避免归档以后返工，在各部门归档以前，需经档案室对案卷质量进行检查，发现问题及时解决。
 
三、归档办法
学院各部门要按照立卷要求将整理好的档案，按时向综合档案室移交。填写移交目录，由双方交接人签字。移交目录一式两份，一份交综合档案室，一份存部门。在移交纸质档案的同时，移交电子档案。
四、归档质量要求
（一）卷内文件拟写、签发、印章等齐全。
（二）归档文件齐全完整，装订线外无文字，无破损，材料装订整齐。
（三）组卷合理，文件排列有序。
（四）卷内目录、备考表等填写清楚、无缺漏。
（五）案卷装订美观，标题精炼，能揭示案卷内容。
（六）音响、画面清晰、无残缺、无破损。
 
五、归档范围、目录、备考表已传至校园网，请提交档案的工作人员在校园网中下载。提交中的其他细节问题请及时咨询本部门兼职档案员或档案室工作人员，档案室电话：69591798。
            
 
 
                                                                                                                                             党政办公室
                                                                                                                                         2014年2月25日